ZÁSADY NAKLÁDÁNÍ S OSOBNÍMI ÚDAJIZÁSADY NAKLÁDÁNÍ S OSOBNÍMI ÚDAJIve společnosti HERKUL a.s.

Vážení,Vážení,cílem tohoto dokumentu je Vás seznámit se základními zásadami nakládání s Vašimi osobními údaji,a to v souvislosti s podnikáním společnosti HERKUL a.s., IČ: 25004638, se sídlem č.p. 228, ObrnicePSČ 435 21 (dále jen „Společnost“). Společnost respektuje soukromí svých klientů, obchodníchpartnerů a zaměstnanců. Veškeré shromažďované, zpracovávané a uchovávané údaje se vztahujívýlučně k předmětu našeho podnikání.

1. Právní základ nakládání s osobními údaji

Při nakládání s osobními údaji se řídíme zákonem č. č. 101/2000 Sb., o ochraně údajů a o změněněkterých zákonů (dále také jen „zákon o ochraně osobních údajů“), který taktéž implementujesměrnici Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995, o ochraně jednotlivcův souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů.

Dne 25. května 2018 vstupuje v účinnost nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a ovolném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobníchúdajů, které bylo volně implementováno do právního řádu České republiky zákonem č. 101/2000 Sb.,zákon o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů). Tímto nařízením se budeme přinakládání s osobními údaji nadále řídit. V souladu s terminologií tohoto nařízení jsme tzv. správcem.

2. Účel a rozsah zpracování osobních údajů

Účel zpracování Vašich osobních údajů je vždy související s předmětem naší činnosti. Pro zpracováníosobních údajů není třeba souhlasu klienta/zaměstnance/obchodního partnera. Zpracování těchtoúdajů je nezbytné pro plnění vzájemných smluvních vztahů.

V případech, kde zákon o ochraně osobních údajů kategoricky požaduje pro zpracování osobníchúdajů souhlas, tento vždy výslovně vyžadujeme, tedy klienti/zaměstnanci/obchodní partneři jsou natuto skutečnost předem upozorněni a mají možnost se rozhodnout, zda dobrovolně souhlas udělí činikoli. Rozsah zpracovaných údajů odpovídá účelu jejich zpracování.

Osobní údaje vedeme o:

klientech
zaměstnancích
obchodních partnerech

Klienti: pro uzavření a plnění smlouvy s klientem zpracováváme veškeré údaje, které klient sdělil či sdělí právě v souvislosti s těmito účely. Jedná se o:

a) adresní a identifikační údaje: jméno a příjmení klienta, název firmy, sídlo firmy či podnikající fyzické osoby, IČ, DIČ, adresa trvalého či jiného bydliště, kontaktní adresa, telefonní číslo, emailová adresa;

b) popisné údaje: číslo bankovního účtu, kamerový záznam;

c) údaje o jiné osobě: jméno a příjmení, tlf. číslo, email kontaktní osoby.

Zaměstnanci: pro účely uzavření a plnění smlouvy se zaměstnancem zpracováváme veškeré údaje, které zaměstnanec sdělil či sdělí právě v souvislosti s uzavřenou/uzavíranou smlouvou, a které se týkají předmětu plnění smlouvy. Jedná se o:

a) adresní a identifikační údaje: jméno a příjmení zaměstnance, datum narození, rodné číslo, místo narození, stav, rodné jméno, dřívější příjmení, státní příslušnost, stav, adresa trvalého pobytu, kontaktní adresa, tlf. číslo, email, počet dětí;

b) popisné údaje: titul, číslo OP, platnost OP, zdravotní pojišťovna, profesní informace, vzdělání, životopis, odborné znalosti a dovednosti, dřívější zaměstnání, mzda, kamerový záznam, GPS lokace u služebních vozidel, fotografie.

Obchodní partneři: pro účely uzavření a plnění smlouvy s obchodním partnerem zpracováváme veškeré údaje, které obchodní partner sdělil či sdělí právě v souvislosti s uzavřenou/uzavíranou smlouvou, a které se týkají předmětu plnění smlouvy. Jedná se o:

a) adresní a identifikační údaje: název firmy, sídlo firmy či podnikající fyzické osoby, IČ, DIČ, tlf. číslo, email, reference;

b) popisné údaje: číslo bankovního účtu, kamerový záznam;

c) údaje o jiné osobě: jméno a příjmení kontaktní osoby, email, tlf. číslo.

3. Doba a způsob uchování osobních údajů

Shromážděné a zpracované osobní údaje uchováváme zásadně po dobu platnosti a účinnosti uzavřené smlouvy a poté na nezbytně nutnou dobu od zániku uzavřené smlouvy, tj. po splnění všech smluvních povinností oběma stranami či jiným zánikem smluvního vztahu.

Osobní údaje klientů/zaměstnanců/obchodních partnerů zpracováváme jak manuálním způsobem, tak i způsobem automatizovaným za využití odpovídajících technických a organizačních opatření k zajištění ochrany osobních údajů.

Přístup k nashromážděným a uchovávaným osobním údajům mají pouze naši vybraní zaměstnanci, kteří tento přístup potřebují k plnění svých pracovních úkolů. Tito zaměstnanci mají smluvní povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním osobních údajů. Za účelem ochrany dat jsou realizovány kontrolní, technické a bezpečnostní postupy.

Ke zpracování osobních údajů klientů může docházet i s případným využitím podpory a informačních systémů třetích osob za podmínek stanovených zákonem o ochraně osobních údajů a právním řádem obecně. Vztahy se třetími osobami takto vzniklé jsou vždy smluvně ošetřeny tak, aby nedošlo k porušení zásad zacházení s osobními údaji. Své obchodní partnery si pečlivě vybíráme a mají smluvní povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním osobních údajů.

Osobní údaje zpracováváme na území České republiky.

4. Další práva a povinnosti

Klient/zaměstnanec/obchodní partner má právo žádat bezplatně o informace týkající se zpracování jeho osobních údajů. Tento požadavek může uplatnit osobně v sídle Společnosti nebo písemně na adrese HERKUL a.s., č.p. 228, Obrnice PSČ 435 21 popř. emailem . Požadované informace budou poskytnuty bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce.

Dále má klient/zaměstnanec/obchodní partner následující práva v souvislosti s jeho osobními údaji: právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, právo na opravu svých osobních údajů, právo na omezení zpracování osobních údajů, právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování, právo na přenositelnost údajů, právo na výmaz svých osobních údajů (právo být zapomenut).

V případě jakýchkoli pochybností či nejasností ohledně správnosti postupu při shromažďování, zpracovávání či uchovávání osobních údajů, má klient/zaměstnanec/obchodní partner právo požadovat vysvětlení či opravu jak po nás, tak případně po dalších subjektech, které se na zpracování podílejí. Taktéž má právo podat si stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů.

Kromě účelu, způsobu a rozsahu popsaných v těchto Zásadách nebudeme Vaše osobní údaje jakkoli dále zpracovávat či předávat dalším stranám, pokud to nebude vyžadovat naše právní povinnost.

Vysvětlení základních pojmů, které se vztahují k osobním údajům

Osobní údaje – veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjektu údajů), kterou lze přímo či nepřímo identifikovat. Mezi osobní údaje patří: jméno a příjmení, pohlaví, datum narození, osobní stav, občanství, adresa bydliště, IP adresa, cookies, telefonní číslo, email, věk, pohlaví, osobní stav, fotka atd.).
Zvláštní kategorie osobních údajů (tzv. citlivé osobní údaje) – rasa či etnický původ, politické názory, náboženství a filozofické přesvědčení, genetické a biometrické údaje, členství v odborech, zdravotní stav, sexuální život a orientace.
Subjekt údajů – konkrétní jedinec.
Správce – subjekt, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.
Zpracovatel – subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.
Třetí strana – subjekt, který není subjektem údajů, správcem, zpracovatelem ani osobou přímo podléhající správci nebo zpracovateli, jenž je oprávněna ke zpracování osobních údajů.

5. Kontaktní informace

Aktuální znění těchto Zásad naleznete na internetových stránkách www.herkul.cz a v sídle naší Společnosti na adrese: HERKUL a.s., č.p. 228, Obrnice PSČ 435 21.

V případě jakýchkoli dotazů či žádostí o doplňující informace nás kontaktujte na telefonním čísle +420 476 440 710, prostřednictvím emailové adresy nebo písemně na adrese našeho sídla.

Tyto Zásady byly zpracovány dne 24. května 2018.